Systemy Zarządzania dokumentami (DMS) dostarczają rozwiązań pomocnych w optymalizacji procesów oraz porządkowaniu dokumentów. W artykule omawiamy, czym jest DMS oraz jak przyspiesza obieg dokumentów w Twojej firmie, zapewniając szereg korzyści, w tym sprawną realizację zespołowych zadań. Sprawdź !
Co to jest system DMS?
System DMS (Document Management System) służy do kompleksowej obsługi dokumentów. Ma cyfrowe repozytorium, w którym można gromadzić całość firmowej dokumentacji, w tym m.in.: faktury, umowy czy instrukcje stanowiskowe. Każdy znajduje się na współdzielonym serwerze, więc dostęp do nich mogą mieć wszyscy pracownicy – niezależnie od swoje aktualnej lokalizacji. Wyraźnie zwiększa to produktywność zespołów.
DMS umożliwia modelowanie cyfrowych obiegów dokumentów (zewnętrznych i wewnętrznych). W toku obiegu przechodzą one przez kolejne poziomy ścieżki akceptacji. Na każdym są sprawdzane przez osoby lub całe zespoły, które decydują, czy dokument spełnia określone kryteria i może zostać przekazany dalej. Przejrzyste scenariusze przyspieszają pracę z dokumentami.
Jakie korzyści zapewnia system DMS?
System Zarządzania Dokumentami (DMS) zapewnia firmom wiele korzyści. Dzięki czytelnym workflow dokumentów skraca czas realizacji zadań i minimalizuje błędy w przetwarzaniu danych. Z kolei możliwość gromadzenia plików w jednym repozytorium, umożliwia szybsze wyszukiwanie dokumentów, co oszczędza czas.
Kolejna korzyść wynikająca z użytkowania systemu DMS – wysoki poziom bezpieczeństwa. DMS umożliwia wersjonowanie plików, pozwalając tworzyć pełną historię zmian wprowadzanych w dokumentach, które użytkownicy mogą prześledzić w dowolnej chwili. Dzięki temu przedsiębiorcy wiedzą, co działo się z firmowymi dokumentami na każdym etapie obsługi.
Korzyścią z wdrożenia DMS jest też lepsza komunikacja. Narzędzie gwarantuje to, umożliwiając jednoczesny wgląd w dokumenty wielu użytkownikom, w tym partnerom biznesowym. Każdy z nich (po uzyskaniu odpowiednich dostępów) może korzystać z dokumentów w czasie rzeczywistym. Wszystko to przekłada się na lepszą koordynację działań i wysoki poziom współpracy zarówno z zespołami wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi.
Jak wdrożyć system DMS w firmie?
Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami (DMS) wymaga dobrego planu. Pierwszym krokiem jest dokładna analiza potrzeb organizacji. Szczególnie ważne są rozmowy z pracownikami – czyli przyszłymi użytkownikami DMS, które pomagają w identyfikacji specyficznych wymagań w zakresie obsługi dokumentów. Kolejny krok polega na znalezieniu właściwego dostawcy, który oferuje system dopasowany do potrzeb firmy i pełny nadzór nad procesem wdrażania oprogramowania.
Samo wdrożenie składa się z kilku etapów: analizy przedwdrożeniowej, wdrożenia, testów oraz szkoleń. W każdym z nich uczestniczy dostawca oraz wytypowani wcześniej pracownicy firmy. Wiedza tych ostatnich ma szczególnie znaczenie podczas migracji danych, czyli przenoszenia istniejących dokumentów papierowych i elektronicznych do repozytorium nowego systemu. To oni wiedzą, które z nich są najważniejsze, i które przenieść w pierwszej kolejności.
Szkolenia są ostatnim etapem wdrożenia. W trakcie szkoleń pracownicy uczą się obsługi nowego systemu, a konsultanci dostawcy weryfikują przyswojoną wiedzę podczas krótkich ćwiczeń. Końcowemu etapowi projektu towarzyszą również przemyślenia dot. modyfikacji istniejących procesów biznesowych. Wszystko po to, aby maksymalnie wykorzystać możliwości DMS i zagwarantować sprawne rozpoczęcie pracy z nowym systemem.
Dlaczego DMS?
Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami (DMS) to realny krok w stronę efektywniejszych procesów biznesowych i minimalizacji kosztów operacyjnych. Automatyzacja obiegu skraca czas realizacji zadań. Z kolei możliwość przechowywania danych w cyfrowym repozytorium zapewnia szybki dostęp do firmowych dokumentów.
Warto pamiętać, że na późniejszą jakość działania DMS wpływa jakość procesu wdrożenia. Dobrze więc profesjonalnie podejść do tego etapu, aby później cieszyć się dobrymi wynikami i zyskać solidną podstawę do dalszej cyfrowej transformacji firmy.
